ป. 121/2545 เรื่อง การจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ที่มีข้อความอยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

คำสั่งกรมสรรพากร

ที่ ป. 121/2545

เรื่อง การจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ที่มีข้อความอยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

เนื่องด้วยกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 3 เมษายน พ.ศ. 2545 เป็นต้นมา ซึ่งกฎหมายดังกล่าวมีบทบัญญัติเกี่ยวกับการบังคับใช้ทางกฎหมายของข้อความที่อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีสาระสำคัญว่า ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้นำเสนอหรือเก็บรักษาข้อความใดในสภาพที่เป็นมาแต่เดิมอย่างเอกสารต้นฉบับ ถ้าได้นำเสนอหรือเก็บรักษาในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือว่าได้มีการนำเสนอหรือเก็บรักษาเป็นเอกสารต้นฉบับตามกฎหมายแล้ว หรือในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้เก็บรักษาเอกสารหรือข้อความใด ถ้าได้เก็บรักษาในรูปแบบของ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือว่าได้มีการเก็บรักษาเอกสารหรือข้อความตามที่กฎหมายต้องการแล้ว

บทบัญญัติดังกล่าวมีผลกระทบต่อการจัดทำและการจัดเก็บบัญชี รายงาน และเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ซึ่งผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้อง จัดทำและจัดเก็บไว้ตามประมวลรัษฎากร แต่โดยที่การจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐาน ดังกล่าว ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนอาจจัดทำเอกสารหลักฐานที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบกระดาษและจัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบกระดาษ หรืออาจจัดทำเอกสารหลักฐานที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบกระดาษและจัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หรืออาจจัดทำเอกสารหลักฐานที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งไม่ว่าจะดำเนินการในลักษณะใด การจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรต้องมีความถูกต้องและต้องกระทำตามวิธีการแบบปลอดภัยที่เชื่อถือได้

ดังนั้น เพื่อให้การปฏิบัติตามประมวลรัษฎากรมีความสอดคล้องกับกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และเพื่อให้เจ้าพนักงานสรรพากรถือเป็นแนวทางปฏิบัติในการตรวจและแนะนำเกี่ยวกับการจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรที่มีข้อความอยู่ใน รูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ กรมสรรพากรจึงมีคำสั่งดังต่อไปนี้

ข้อ 1 ในคำสั่งนี้ เว้นแต่ข้อความจะแสดงให้เห็นเป็นอย่างอื่น

(1) คำว่า เอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร หมายความว่า เอกสารหลักฐานที่ประมวลรัษฎากรกำหนดให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ ต้องจัดทำหรือมีหน้าที่ต้องยื่นต่อเจ้าพนักงานประเมิน เช่น บัญชีงบดุล บัญชีทำการ บัญชีกำไร ขาดทุน บัญชีรายรับก่อนหักรายจ่าย บัญชีพิเศษที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฎากร รายงานเกี่ยวกับการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม รายงานแสดงรายรับก่อนหักรายจ่ายที่ต้องเสียภาษีธุรกิจเฉพาะ หนังสือ รับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ ใบรับ ใบส่งของ เอกสารที่ต้องเสียอากรแสตมป์ และเอกสารประกอบการลงบัญชีหรือประกอบการลงรายงาน

(2) คำว่า ข้อความ หมายความว่า เรื่องราวหรือข้อเท็จจริง ไม่ว่าจะปรากฏในรูปแบบของตัวอักษร ตัวเลข เสียง ภาพ หรือรูปแบบอื่นใดที่สื่อความหมายได้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่านวิธีการใด ๆ

(3) คำว่า ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือโทรสาร

(4) คำว่า ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า อักษร อักขระ ตัวเลข เสียงหรือสัญลักษณ์อื่นใดที่สร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งนำมาใช้ประกอบกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น และเพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น

(5) คำว่า เจ้าของลายมือชื่อ หมายความว่า ผู้ซึ่งถือข้อมูลสำหรับใช้สร้างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และสร้างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นในนามตนเองหรือแทนบุคคลอื่น

ข้อ 2 กรณีผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนได้จัดทำเอกสาร หลักฐานตามประมวลรัษฎากรตามมาตรา 86/4 มาตรา 86/5 มาตรา 86/6 มาตรา 86/7 มาตรา 86/9 มาตรา 86/10 มาตรา 86/12 มาตรา 105 ทวิ และ มาตรา 105 จัตวา แห่งประมวลรัษฎากร ทั้งนี้ ไม่ว่าจะจัดทำด้วยวิธีการใด ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องส่งมอบเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรดังกล่าวที่เป็นต้นฉบับให้แก่ผู้รับในรูปแบบกระดาษ

ข้อ 3 กรณีผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนได้รับเอกสาร หลักฐานตามประมวลรัษฎากรตามมาตรา 86/4 มาตรา 86/5 มาตรา 86/6 มาตรา 86/7 มาตรา 86/9 มาตรา 86/10 มาตรา 86/12 href="https://www.pasee.info/docs/matra86-14">มาตรา มาตรา 86/14 มาตรา 105 ทวิ และ มาตรา 105 จัตวา แห่งประมวลรัษฎากร ที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบกระดาษ หรือได้รับเอกสารหลักฐานที่สามารถพิสูจน์ รายจ่ายได้ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ในรูปแบบกระดาษ หากผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรดังกล่าวไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ให้สามารถกระทำได้ ทั้งนี้ ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ตามข้อ 5 และข้อ 6

กรณีเจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรตามวรรคหนึ่งที่ได้จัดเก็บไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แล้วปรากฏว่า มีความจำเป็นต้องตรวจสอบประกอบกับเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรในรูปแบบกระดาษ ให้เจ้าพนักงานประเมินแจ้งให้ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนดังกล่าวส่งมอบเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรในรูปแบบกระดาษ

ข้อ 4 กรณีผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งมีหน้าที่ต้องจัดทำเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ได้จัดทำเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบกระดาษและจัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หรือได้จัดทำเอกสาร หลักฐานตามประมวลรัษฎากรที่เป็นต้นฉบับในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ให้สามารถกระทำได้ ทั้งนี้ ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ตามข้อ 5 และข้อ 6

ข้อ 5 การจัดทำและการจัดเก็บเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรที่มีข้อความอยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อ 3 และข้อ 4 จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้

(1) ข้อความที่อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายของข้อความไม่เปลี่ยนแปลง

(2) ได้เก็บรักษาข้อความที่อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้

(3) ได้เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทางที่สร้าง ส่ง จำนวนหน่วยของข้อมูลที่ส่ง วัน เดือน ปีและเวลาที่ส่ง รหัสหน่วยงานที่ส่ง และปลายทางของข้อมูล จำนวนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลายทางได้รับ วัน เดือน ปีและเวลาที่ได้รับข้อมูล

(4) สามารถเรียกดูหรือพิมพ์ข้อมูลของเอกสารหลักฐานที่ได้เก็บรักษา ข้อความอยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ในทันทีที่เจ้าพนักงานประเมินสั่งหรือผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการเรียกร้อง ทั้งนี้ รายการหรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะต้อง ถูกต้องครบถ้วนตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด และเป็นรายการหรือข้อความเช่นเดียวกับที่ได้บันทึกไว้ ซึ่งมีรายการหรือข้อความและรูปแบบเช่นเดียวกันกับเอกสารที่จัดทำเป็นกระดาษ

(5) ต้องสามารถถ่ายโอนข้อมูล (Export File) ที่เก็บบันทึกไว้ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ลงในสื่อบันทึกข้อมูล เป็นรายเดือนหรือรอบระยะเวลาบัญชีหรือตามระยะเวลาที่เจ้าพนักงานประเมินแจ้งให้ทราบ โดยมีรูปแบบ (Format) ของรายการต่าง ๆ ตามที่อธิบดีกรมสรรพากรประกาศกำหนด

(6) กรณีเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรเป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ลงลายมือชื่อ และมีการจัดทำเอกสารหลักฐานดังกล่าวในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การลงลายมือชื่อจะต้องจัดทำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ และสามารถระบุตัวเจ้าของ ลายมือชื่อได้ ซึ่งเจ้าของลายมือชื่อจะต้องใช้ความระมัดระวังตามสมควรให้แน่ใจในความถูกต้องและความสมบูรณ์ของการแสดงสาระสำคัญทั้งหมดที่ได้กระทำโดยเจ้าของลายมือชื่อ

กรณีเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรตามวรรคหนึ่ง เป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้ ถือว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการลงลายมือชื่อแล้ว